Capcane în contractele comerciale: 3 greșeli costisitoare pe care le fac administratorii

În relațiile dintre profesioniști, contractul nu este doar o confirmare a prețului și a obiectului colaborării. El stabilește cine suportă riscul atunci când livrarea întârzie, factura este contestată, serviciul nu este recepționat, una dintre părți dorește să înceteze colaborarea sau apare un eveniment care schimbă semnificativ condițiile economice.

Regula de bază este forța obligatorie a contractului: contractul valabil încheiat produce efecte între părți și nu poate fi tratat ulterior ca o simplă formalitate. Tocmai de aceea, clauzele trebuie analizate înainte de semnare, nu numai după apariția conflictului.

Prima greșeală este concentrarea exclusivă asupra prețului. La fel de importante sunt momentul scadenței, documentele care declanșează plata, procedura de recepție, posibilitatea contestării facturii, penalitățile și consecințele întârzierii.

Un contract poate prevedea un preț avantajos, dar poate deveni nefavorabil dacă plata devine exigibilă înainte ca prestația să poată fi verificată sau dacă procedura de recepție este formulată astfel încât tăcerea beneficiarului să producă efecte pe care acesta nu le-a anticipat.

Înainte de semnare trebuie stabilit clar când se consideră executată obligația, cine confirmă recepția, în cât timp pot fi semnalate neconformitățile și de la ce moment curge termenul de plată.

În raporturile dintre profesioniști, Legea nr. 72/2013 conține reguli speciale privind combaterea întârzierii în executarea obligațiilor de plată rezultate din contracte de furnizare de bunuri sau prestări de servicii. Reglementarea trebuie verificată împreună cu clauzele contractuale și cu situația concretă.

În raporturile aflate sub incidența Legii nr. 72/2013, creditorul poate avea dreptul la dobândă penalizatoare dacă sunt îndeplinite condițiile legale. Dacă părțile nu au stabilit nivelul dobânzii pentru întârziere, legea trimite la dobânda legală penalizatoare aplicabilă raporturilor dintre profesioniști.

Legea reglementează și dreptul creditorului, în condițiile sale de aplicare, la echivalentul în lei al sumei de 40 euro ca daune-interese minimale, fără a exclude repararea unui prejudiciu mai mare atunci când acesta este dovedit potrivit legii.

Prin urmare, o clauză privind plata nu trebuie analizată izolat. Trebuie văzut ce se întâmplă din prima zi de întârziere și ce costuri se pot acumula.

Prin clauza penală, părțile stabilesc anticipat prestația datorată în cazul neexecutării obligației principale. Avantajul este că prejudiciul nu mai trebuie dovedit în aceeași manieră ca în lipsa unei asemenea clauze, însă formularea ei poate schimba semnificativ echilibrul contractului.

Trebuie verificate procentul, baza de calcul, momentul de la care curge penalitatea, existența unui plafon și obligațiile pentru care se aplică.

Codul civil permite instanței reducerea penalității în situațiile prevăzute de lege, inclusiv atunci când aceasta este vădit excesivă față de prejudiciul care putea fi prevăzut de părți la încheierea contractului. Această posibilitate nu este însă un motiv pentru a semna fără analiză, mizând pe o corecție ulterioară în instanță.

În contractele care intră sub incidența Legii nr. 72/2013 trebuie verificat și dacă anumite clauze sau practici privind termenul de plată, dobânda pentru întârziere ori daunele suplimentare sunt vădit inechitabile față de creditor.

Legea stabilește criterii pentru această analiză și declară anumite clauze ca fiind calificate de lege drept abuzive. Așadar, libertatea contractuală dintre profesioniști este largă, dar nu înseamnă că orice mecanism de întârziere la plată este protejat doar pentru că a fost introdus în contract.

A doua greșeală apare atunci când administratorul verifică atent cum începe colaborarea, dar nu și cum poate ieși din ea. Un contract pe durată determinată, unul cu prelungire automată și unul pe durată nedeterminată pot produce consecințe foarte diferite.

Trebuie verificate durata, condițiile prelungirii, termenul de notificare, cazurile de neexecutare care permit încetarea, existența unui termen de remediere și efectele încetării asupra facturilor, bunurilor, documentelor, garanțiilor și obligațiilor care trebuie să continue după terminarea contractului.

În practică, termenul «reziliere» este folosit uneori pentru orice încetare a contractului. Din punct de vedere juridic trebuie însă identificat mecanismul concret aplicabil.

Rezoluțiunea și rezilierea sunt legate, în principal, de neexecutarea obligațiilor în contractele sinalagmatice și produc efectele prevăzute de Codul civil și de contract. Denunțarea unilaterală este un mecanism distinct, care permite încetarea prin voința unei singure părți atunci când legea sau contractul o permit.

O formulare neclară poate genera exact disputa pe care clauza de încetare trebuia să o prevină: dacă exista dreptul de încetare, când a produs efecte și ce sume mai sunt datorate după acel moment.

Unele contracte prevăd că se prelungesc automat dacă niciuna dintre părți nu notifică încetarea cu un anumit număr de zile sau luni înainte de expirare.

Pentru o firmă, omiterea acestui termen poate însemna continuarea unei relații comerciale pe care administratorul intenționa să o închidă. Este util ca termenul de notificare să fie cunoscut și urmărit administrativ, nu descoperit după ce prelungirea a produs efecte.

A treia greșeală este acceptarea unui contract în care riscurile sunt transferate aproape integral unei singure părți. Dezechilibrul poate rezulta din obligații de despăgubire foarte largi, garanții dificil de îndeplinit, lipsa unui plafon al răspunderii sau excluderea aproape completă a răspunderii celeilalte părți.

Trebuie verificat pentru ce fapte răspunde fiecare parte, ce prejudicii pot fi solicitate, dacă există limite ale răspunderii, ce excluderi sunt prevăzute și dacă acestea sunt compatibile cu normele imperative aplicabile.

Părțile pot negocia limite ale răspunderii în măsura permisă de lege, dar nu orice exonerare este eficientă. Codul civil stabilește limite în materia clauzelor prin care răspunderea este exclusă sau limitată.

De aceea, o formulare generală de tipul «furnizorul nu răspunde în nicio situație» nu trebuie considerată automat suficientă sau valabilă pentru orice prejudiciu și orice conduită.

Simpla introducere a expresiei «forță majoră» nu rezolvă toate consecințele unui eveniment excepțional. Contractul poate stabili procedura de notificare, obligația de limitare a efectelor, perioada de suspendare și condițiile în care contractul poate înceta dacă evenimentul persistă.

Trebuie făcută diferența dintre imposibilitatea fortuită de executare și simpla creștere a costului prestației. Faptul că executarea a devenit mai scumpă nu transformă automat situația într-un caz de forță majoră.

Codul civil pornește de la regula că părțile trebuie să își execute obligațiile chiar dacă executarea a devenit mai oneroasă. În situații excepționale, dacă schimbarea împrejurărilor face executarea excesiv de oneroasă și sunt îndeplinite condițiile legale, poate deveni relevant mecanismul impreviziunii.

Aplicarea sa nu este automată. Contează momentul apariției schimbării, caracterul rezonabil imprevizibil al acesteia, riscul asumat prin contract și încercarea de renegociere cu bună-credință. Pentru contractele de durată, modul în care este distribuit riscul economic merită analizat încă de la negociere.

Chiar dacă articolul se concentrează pe trei greșeli principale, administratorul trebuie să verifice și alte clauze care pot deveni decisive: garanțiile, confidențialitatea, proprietatea intelectuală, subcontractarea, cesiunea contractului sau a creanțelor, legea aplicabilă și modalitatea de soluționare a litigiilor.

O clauză privind instanța competentă sau arbitrajul, de exemplu, poate influența costul și modul în care va fi soluționat un conflict. Aceste prevederi nu ar trebui lăsate pentru finalul lecturii doar pentru că nu privesc direct prețul.

Da. Faptul că una dintre părți transmite un model standard nu înseamnă că documentul trebuie acceptat fără modificări. În relațiile dintre profesioniști, negocierea poate privi prețul, termenele, garanțiile, penalitățile, încetarea, răspunderea și celelalte mecanisme ale colaborării.

Dacă anumite clauze nu pot fi modificate din motive comerciale, administratorul ar trebui cel puțin să înțeleagă riscul pe care societatea îl acceptă și să decidă în cunoștință de cauză dacă acel risc este justificat de beneficiul contractului.

Înaintea semnării unui contract important, verificarea ar trebui să răspundă la câteva întrebări practice: este clar ce trebuie să livreze fiecare parte și până când; există criterii de recepție; când devine exigibilă plata; ce costuri apar la întârziere; cum poate fi contestată o prestație neconformă; când poate înceta contractul; ce notificări sunt necesare; cine suportă riscurile; există plafoane sau excluderi ale răspunderii; ce se întâmplă în caz de forță majoră ori schimbare excepțională a împrejurărilor; și unde se soluționează eventualul litigiu.

Cu cât valoarea contractului, durata sau dependența economică față de partener sunt mai mari, cu atât consecințele unei clauze neclare pot fi mai importante.

Pentru o societate din Ploiești sau Prahova, analiza unui contract nu trebuie limitată la identificarea unor formulări «periculoase». Este mai util să fie urmărit modul în care funcționează contractul în scenarii concrete: întârzierea livrării, refuzul recepției, neplata facturii, încetarea anticipată sau apariția unui prejudiciu.

O verificare făcută înainte de semnare permite negocierea clauzelor atunci când relația comercială încă nu este blocată de un conflict. După apariția neexecutării, analiza juridică are un alt obiectiv: stabilirea drepturilor, a remediilor și a probelor disponibile.

Cele mai costisitoare probleme contractuale nu provin întotdeauna din clauze spectaculoase. Ele apar frecvent din mecanisme aparent tehnice: o scadență prost definită, penalități neanalizate, o prelungire automată, o procedură de încetare ambiguă sau un transfer disproporționat al răspunderii.

Pentru administrator, întrebarea utilă înainte de semnare nu este doar «este contractul legal?», ci și «ce se întâmplă cu societatea mea dacă partenerul nu execută, dacă eu întârzii, dacă vreau să încetez colaborarea sau dacă apare un eveniment neprevăzut?». Un contract bine analizat trebuie să ofere răspunsuri clare la aceste situații.